Home office: Sua empresa está preparada para essa nova realidade?

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O home office virou uma realidade para muitas empresas em tempos de pandemia. Entretanto, com a volta gradual da economia, muitos estão optando por manter este formato de trabalho, seja na sua forma pura ou híbrida. Muito se fala sobre como as pessoas devem agir para otimizar o trabalho remoto, mas será que as empresas estão preparadas para isso?

Este texto traz um panorama geral do que é necessário para uma empresa conseguir implantar o teletrabalho de forma a não perder em produtividade ou segurança. Listamos as principais decisões estratégicas, bem como problemas que têm surgido com a adesão ao trabalho remoto.

Faça seu colaborador sentir que tem em casa tudo que teria na empresa

Em primeiro lugar, sabemos que trabalhar em casa não é exatamente simples. Conforme dito anteriormente, há bastante informação disponível na internet hoje com dicas de como trabalhar em casa. Este link aqui, por exemplo, aponta algumas das principais ideias para que a pessoa possa obter o máximo do trabalho remoto.

Por outro lado, há pouca orientação aos empreendedores a respeito de como conduzir isso por parte da empresa. Desde as questões jurídico-trabalhistas até a parte de infraestrutura e TI, são necessários ajustes. Imagine uma pequena indústria na qual estão operando presencialmente apenas os profissionais de produção e atendimento ao público. Todas as outras funções estão espalhadas pela cidade (ou país), na modalidade home office.

Neste caso, é fundamental que haja um esforço por parte da organização para que todos tenham acessos às informações necessárias para o trabalho. Já falamos um pouco neste texto sobre a importância do ERP, mas integrar os sistemas e departamentos agora virou questão de sobrevivência. Neste sentido, é necessário dar ao profissional de marketing, por exemplo, acesso a todas as informações a respeito do produto, precificação, mercado, etc. No ambiente físico da empresa, muitas vezes isso é feito por meio do servidor da organização, ou até mesmo por mídias físicas. E agora, como estão trabalhando essas questões?

Além disso, tem a questão da permissão aos dados. Diferentes níveis hierárquicos supõem diferentes patamares de controle a este acesso. Não é possível imaginar que todos tenham acesso às mesmas informações. Por mais que ferramentas online gratuitas (ou pagas, porém não personalizadas) como o office, drive e WhatsApp possam ajudar nessa organização, eles não vão resolver o problema da empresa de forma rápida, segura e personalizada. Sendo assim, é necessário planejar esta nova realidade, para que os erros mais comuns sejam evitados.

Certifique-se de que o home office do seu colaborador é um ambiente seguro e adequado para o trabalho

Uma das primeiras coisas que uma empresa pode fazer quando da adoção do home office é fazer uma visita de inspeção na residência de cada colaborador. Evidentemente que este é um processo que necessita de autorização por parte do funcionário – e recomendamos desde já a consulta a um advogado. Seja como for, é importante conhecer a estrutura que as pessoas têm para trabalhar em casa para poder oferecer a melhor experiência para elas.

Assim como é necessário que as pessoas tenham uma boa mesa de trabalho e uma cadeira ergonômica, as empresas devem cuidar de outros fatores. De quem é o computador utilizado no trabalho remoto, do profissional ou da organização? E quanto à conexão de rede e internet, ela é estável e segura, usada somente para o trabalho ou compartilhada com outras pessoas da residência? A instalação foi bem feita, é necessário algum projeto de cabeamento ou similar?

Tudo isso é de responsabilidade da empresa, que além da obrigação legal tem o dever de pensar no quanto suas informações estratégicas podem ficar expostas. Por que improvisar e correr riscos, se a atual situação ainda pode se prolongar durante um bom tempo? Mais que isso: a economia gerada com imóveis, energia, entre outros não pode ser direcionada para investimentos do home office? Em muitos casos o investimento é algo pontual, enquanto a economia será permanente.

Quais ferramentas são fundamentais para o home office?

Essa é uma pergunta difícil de responder de forma genérica, uma vez que a necessidade muda muito de uma empresa para outra. Porém, algumas coisas são comuns a todas. Um bom sistema de comunicação pode substituir o WhatsApp e trazer todas as conversas para o controle da empresa. Dessa forma, a organização fica tranquila quanto à segurança e também passa a ter o registro de todas as conversas.

Ter um servidor no qual são armazenadas as informações também é primordial. A interface deve ser simples de manusear, e os acessos controlados por níveis hierárquicos de acordo com o organograma da empresa. É possível ainda instalar ferramentas de controle de produtividade, bem como espaços de trabalho compartilhado online.

Por fim, a integração entre os diversos departamentos da empresa é o fio que mantém as atividades da organização mesmo à distância. Um sistema centralizado acaba com zonas cegas dentro da organização, e a tomada de decisão é feita sempre com dados em tempo real.

Invista em cibersegurança

Definitivamente uma preocupação das empresas deve ser a respeito da segurança de seus dados. Se em uma operação presencial isso já é um problema, com o home office as possibilidades de vazamento são muito maiores. Conexões inseguras, equipamentos desprotegidos, negligência e até má fé dos colaboradores são propulsores para movimentos de fraudes, vazamento e mau uso dos dados. Portanto, há que se investir em um sistema de segurança dos dados, equipamentos e também no monitoramento constante de tudo.

Diversas empresas estão correndo sérios riscos por não terem uma política clara de segurança dos dados, principalmente depois da vigência da LGPD.

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